Ko knjižnice nabavijo gradivo, ga je potrebno najprej katalogizirati in vsebinsko opisati, šele potem ga lahko ponudimo na voljo uporabnikom. Katalogizacija je popis relevantnih bibliografskih podatkov iz gradiva. Vsebinski opis je določitev vsebine, ki se lahko izrazi s predmetnimi oznakami, vrstilcem UDK itd.